栃木県行政書士会会員
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 行政書士  国乗事務所
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個人情報保護方針について

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職務上、様々な個人情報を知りう立場にある行政書士は倫理規定のみならず、法律において守秘義務が課せられています。
 当事務所では個人情報保護に関する法令に準拠した保護のルールを定めて、それを実践することで情報の保護に努めております。

1.利用目的について

①業務上で得た依頼者の情報は、業務以外に使用しません。
②名刺等で得た業務外の情報は、本人との情報交換、時候の挨拶以外には使用しません。

2.情報の取得について

①業務に必要な範囲の情報を取得します。業務に必要でない情報を発見した場合は依頼者に返却または依頼者の許可を得て処分します。
②業務上、依頼者以外の情報(住民票など)を取得する場合は、利用目的を提示し依頼者の承認を得ます。

3.情報の管理について

①情報管理に関する事務所ルールを定め、それに基づき実行します。

4.第三者への提供について

①業務上、第三者に情報を提供する場合は、本人の同意を得ます。
②予定される第三者は、司法書士、社会保険労務士、税理士、弁護士です。
③「個人情報保護法」第23条3項に該当する場合は、同意を得ずに提供する場合があります。

5.情報の公開・開示について



個人情報保護法の要点


個人情報の保護に関する法律は、情報を扱う団体によって2種類あります。
民間事業者を対象としたものと、公的団体を対象としたものです。公的団体の場合は、情報の保護に重点が置かれ、民間団体の場合は保護と利用のバランスを考慮したものになっています。以下は、各法律の条文1条の目的条項です。

「個人情報保護法」

(目的)
第一条  この法律は、高度情報通信社会の進展に伴い個人情報の利用が著しく拡大していることにかんがみ、個人情報の適正な取扱いに関し、基本理念及び政府による基本方針の作成その他の個人情報の保護に関する施策の基本となる事項を定め、国及び地方公共団体の責務等を明らかにするとともに、個人情報を取り扱う事業者の遵守すべき義務等を定めることにより、個人情報の有用性に配慮しつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。  

「行政機関個人情報保護法」

(目的)
第一条  この法律は、行政機関において個人情報の利用が拡大していることにかんがみ、行政機関における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、行政の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。  

「独立行政法人個人情報保護法」

(目的)
第一条  この法律は、独立行政法人等において個人情報の利用が拡大していることにかんがみ、独立行政法人等における個人情報の取扱いに関する基本的事項を定めることにより、独立行政法人等の事務及び事業の適正かつ円滑な運営を図りつつ、個人の権利利益を保護することを目的とする。

個人情報取扱事業者の義務について


・以下は民間事業者の義務を定めた「個人情報保護法」の規定です。
・全ての事業者が対象ではなく、「個人情報取扱い事業者」(1ヵ月に5000件を超える個人情報を取り扱う事業者のこと)を対象として義務を定めています。
・対象事業者でなくても、個人情報を法の規定に準じて適正に取り扱うことによって、トラブルを回避することは意味のあることです。

利用目的の特定(第15条)  

・個人情報を取り扱うに当たっては、「利用目的」をできる限り特定すること。

利用目的による制限(第16条)  

・利用目的の達成に必要な範囲を超えて、個人情報を取り扱ってはならない。
・ただし、次に掲げる場合については、適用しない。
----------------------------------------------------------------------------
 ①法令に基づく場合
 ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合。
 ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合。
 ④国、地方公共団体、その委託を受けた者が事務を遂行することに協力する場合。  

適正な取得(第17条)  

・偽りその他不正の手段により個人情報を取得してはならない。  

取得に際しての利用目的の通知等(第18条)  

・個人情報を取得した場合は、速やかに、その利用目的を、本人に通知すること。
・利用目的を変更した場合は、変更された利用目的について、本人に通知すること。
・次に掲げる場合については、本人に通知しなくてよい。
-----------------------------------------------------------------------------
 ①通知することが、本人や第三者の生命、身体、財産その他の権利を害するおそれがある場合
 ②通知することが、個人情報取扱事業者の権利又は正当な利益を害するおそれがある場合
 ③国、地方公共団体が法令の定める事務を遂行することに対して協力する必要がある場合。
 ④取得の状況からみて利用目的が明らかであると認められる場合   

第三者提供の制限(第23条)  

・あらかじめ本人の同意を得ないで、個人データを第三者に提供してはならない。
・ただし、以下の場合は、本人の同意を得ないで第三者に提供することができる。
-----------------------------------------------------------------------------
 ①法令に基づく場合
 ②人の生命、身体又は財産の保護のために必要がある場合。
 ③公衆衛生の向上又は児童の健全な育成の推進のために特に必要がある場合。
 ④国、地方公共団体、その委託を受けた者が事務を遂行することに対して協力する場合。
  
・次に掲げる事項について、公開などで本人が知り得る場合は、第三者に提供することができる
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 ①第三者への提供を利用目的とすること。
 ②第三者に提供される個人データの項目
 ③第三者への提供の手段又は方法
 ④本人の求めに応じて当該本人が識別される個人データの第三者への提供を停止すること。
  
・次に掲げる場合において、個人データの提供を受ける者は第三者に該当しないものとする。
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 ①事業者が利用目的の達成に必要な範囲内において個人データの取扱いを委託する場合
 ②合併その他の事由による事業の承継に伴って個人データが提供される場合
 ③個人データを特定の者との間で共同して利用する場合であって、その旨などについて、
  本人に通知し、又は本人が容易に知り得る状態に置いているとき。  

データ内容の正確性の確保(第19条)  

・個人データを正確かつ最新の内容に保つよう努めなければならない。
→個人情報に変更があった場合の運用法があること。

安全管理措置(第20条)  

  ・個人データの安全管理(漏えい、滅失、き損の防止)のために措置を講じること。

従業者の監督(第21条)  

  ・個人データの安全管理が図られるよう、従業者に必要かつ適切な監督を行うこと。

委託先の監督(第22条)  

  ・個人データの安全管理が図られるよう、委託を受けた者に必要かつ適切な監督を行うこと。

保有個人データに関する事項の公表等(第24条)  

・個人データに関し、次に掲げる事項について、本人の知り得る状態に置かなければならない。
 ①個人情報取扱事業者の氏名又は名称
 ②すべての保有個人データの利用目的
 ③開示などの求めに応じる手続(その手数料の額を含む。)
 ④保有個人データの適正な取扱いの確保に関し必要な事項として政令で定めるもの

開示(第25条)  

・本人から、当該本人が識別される保有個人データの開示を求められたときは、本人に対し、遅滞なく、当該保有個人データを開示すること。
・ただし、開示することにより次の各号のいずれかに該当する場合は、開示しないことができる。
----------------------------------------------------------------------------
 ①本人又は第三者の生命、身体、財産その他の権利利益を害するおそれがある場合
 ②事業者の業務の適正な実施に著しい支障を及ぼすおそれがある場合
 ③他の法令に違反することとなる場合
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訂正等(第26条)  

・本人から、本人が識別される個人データの内容が事実でないという理由によって個人データの内容の訂正、追加又は削除を求められた場合には、利用目的の達成に必要な範囲内において、必要な調査を行い、個人データの内容の訂正等を行うこと。

利用停止等(第27条)  

・本人から、個人データの利用の停止又は消去を求められた場合、その求めに理由があることが判明したときは、違反を是正するために必要な限度で、個人データの利用停止等を行うこと。
・ただし、個人データの利用停止等に多額の費用を要する場合、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。
 
・本人から、個人データの第三者への提供の停止を求められた場合、その求めに理由があることが判明したときは、個人データの第三者への提供を停止すること。
・ただし、個人データの第三者への提供の停止に多額の費用を要する場合、本人の権利利益を保護するため必要なこれに代わるべき措置をとるときは、この限りでない。

理由の説明(第28条)  

・本人から求められた措置について、その措置をとらない旨を通知する場合又はその措置と異なる措置をとる旨を通知する場合は、本人に対し、その理由を説明するよう努めなければならない。
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